VLADA REPUBLIKE HRVATSKE

2494

Na temelju članka 141. stavka 2. Zakona o državnim službenicima (»Narodne novine«, broj 92/2005), Vlada Republike Hrvatske je na sjednici održanoj 13. listopada 2006. godine donijela

UREDBU

O SADRŽAJU I NAČINU VOĐENJA OSOBNIH OČEVIDNIKA I SREDIŠNJEG POPISA DRŽAVNIH SLUŽBENIKA I NAMJEŠTENIKA

1. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovom Uredbom utvrđuje se sadržaj i način vođenja osobnih očevidnika i središnjeg popisa državnih službenika i namještenika, kao i način dostavljanja podataka iz osobnih očevidnika državnih službenika i namještenika u svrhu izrade i vođenja središnjeg popisa državnih službenika i namještenika.

Članak 2.

Osobni očevidnik državnih službenika i namještenika (u daljnjem tekstu: Osobni očevidnik) je skup podataka o državnom službeniku odnosno namješteniku koji se vodi u elektroničkom obliku.
Središnji popis državnih službenika i namještenika (u daljnjem tekstu: Središnji popis) je skup podataka iz Osobnih očevidnika koji se vodi u elektroničkom obliku.

2. SADRŽAJ OSOBNOG OČEVIDNIKA

Članak 3.

Osobni očevidnik sadrži podatke o državnom službeniku odnosno namješteniku:
1. osnovni podaci (osobni podaci, podaci o prebivalištu i boravištu, podaci o nacionalnoj pripadnosti – izjašnjavanje u skladu s posebnim zakonom, podaci o članovima obitelji, podaci o mirovinskom i radnom stažu, podaci o zdravstvenom osiguranju, podaci o vojnoj obvezi),
2. podaci o invaliditetu,
3. podaci o statusu hrvatskog branitelja iz Domovinskog rata,
4. podaci o državnoj službi odnosno radnom odnosu namještenika (državna služba na određeno ili neodređeno vrijeme, broj matične evidencije, radno vrijeme: puno, nepuno, skraćeno, smanjena radna sposobnost, područja posebne državne skrbi, rad izvan službe, rad na izdvojenom mjestu, raspolaganje)
5. podaci o sadašnjem radnom mjestu i o prijašnjim radnim mjestima u državnim tijelima (naziv radnog mjesta, stručna sprema, naziv državnog tijela, ustrojstvena jedinica, trajanje državne službe odnosno radnog odnosa)
6. podaci o prijašnjim radnim mjestima izvan državnih tijela (naziv radnog mjesta, stručna sprema, poslodavac, trajanje radnog odnosa),
7. podaci o napredovanju (redovno napredovanje, izvanredno napredovanje, napredovanje na više radno mjesto unutar iste kategorije, napredovanje prelaskom u višu kategoriju radnog mjesta)
8. podaci o završenom obrazovanju, funkcionalnim i specijalističkim znanjima, sudjelovanju na različitim oblicima izobrazbe, položenim stručnim ispitima i testovima znanja kao i drugi podaci o stručnoj osposobljenosti (stupanj stručnog obrazovanja, puni naziv struke, akademski stupanj, stupanj poznavanja stranih jezika, poznavanje rada na računalu, poznavanje strojopisa, kategorija položenog vozačkog ispita, kategorija programa izobrazbe, vrsta izobrazbe, studijski dopust, stipendije, izobrazba u tijeku)
9. podaci o sudjelovanju u stručnim povjerenstvima (područje sudjelovanja, status)
10. podaci o godišnjim ocjenama
11. podaci o godišnjem odmoru, plaćenom i neplaćenom dopustu, mirovanju radnog odnosa (osnovno trajanje i osnove uvećanja, ukupno trajanje, razlozi korištenja dopusta i osnova mirovanja radnog odnosa)
12. podaci o konačnim odlukama o odgovornosti za povrede službene dužnosti, udaljenju iz državne službe i odgovornosti za štetu (vrsta povrede, vrsta kazne, trajanje posljedica kažnjavanja)
13. podaci o privremenoj nesposobnosti za rad (bolovanje, rodiljni dopust, dopust za njegu djeteta, posvojiteljski dopust, ostalo) i utvrđivanju trajnog smanjenja sposobnosti za rad
14. podaci o prestanku državne službe odnosno prestanku radnog odnosa namještenika (pravna osnova, datum)
15. podaci o dozvoli pristupa posebnim kategorijama osobnih podataka;
16. podaci potrebni za obračun plaće i uvećanje plaće (osnovna plaća, osnove uvećanja plaće, prekovremeni rad, obračun i uvećanje plaće po posebnim propisima)
17. drugi podaci u skladu sa zakonom.
Za sve podatke koji se u Osobni očevidnik upisuju na temelju odgovarajućih akata nadležnih tijela upisuje se i brojčana oznaka, datum donošenja i naziv donositelja akta.

3. NAČIN VOĐENJA OSOBNIH OČEVIDNIKA

Članak 4.

Osobni očevidnik vodi se u državnom tijelu u kojem je službenik ili namještenik zaposlen, odnosno u središnjem tijelu državne uprave nadležnom za službeničke odnose za državna tijela u kojima je zaposleno manje od 50 službenika i namještenika.
Uz Osobni očevidnik vodi se i zbirka isprava o državnom službeniku odnosno namješteniku (u daljnjem tekstu: Osobni dosje) na temelju kojih se obavlja upis podataka u Osobni očevidnik.
Osobni dosje sadrži izvornike isprava ili preslike isprava za koje je osoba ovlaštena za vođenje Osobnih očevidnika državnog tijela (u daljnjem tekstu: »ovlaštena osoba državnog tijela«) utvrdila da su vjerne izvorniku.
Osobni dosje za svakog državnog službenika i namještenika vodi se pri državnom tijelu iz stavka 1. ovoga članka.

Članak 5.

Osobni očevidnik vodi se uz upotrebu računalnog programa koji mora omogućiti prijenos svih podataka u Središnji popis.
Način i tehničke uvjete za prijenos podataka u Središnji popis, strukture i postupke prijenosa podataka propisuje naputkom čelnik središnjeg tijela državne uprave nadležnog za službeničke odnose (u daljnjem tekstu: Naputak).

4. UPIS, PROMJENE I BRISANJE PODATAKA

Članak 6.

Upis, promjene i brisanje podataka u Osobnom očevidniku obavlja se na temelju odgovarajućih isprava koje se ulažu u Osobni dosje.
Ukoliko se upis temelji na ispravi koja se ne ulaže u Osobni dosje (npr. zdravstvena knjižica člana obitelji, izjava o promjeni adrese i sl.), u Osobni dosje ulaže se preslik isprave.

Članak 7.

Za svaku ispravu temeljem koje je upisan novi ili promijenjen postojeći podatak, a koja se ulaže u Osobni dosje, obavezno se popunjavaju podaci popisnog lista.
Popisni list je popis svih isprava koje se ulažu u osobni dosje, a koje se propisuju Naputkom iz članka 5. stavka 2. ove Uredbe.

Članak 8.

Upisi, promjene i brisanje podataka i druge poslove vezane uz Osobni očevidnik obavlja ovlaštena osoba državnog tijela iz članka 4. ove Uredbe.
Sve promjene podataka o državnom službeniku odnosno namješteniku ovlaštena osoba državnog tijela dužna je unijeti u Osobni očevidnik po saznanju za iste ili odmah po zaprimanju dokumentacije iz koje su promjene vidljive.

5. ČUVANJE OSOBNIH OČEVIDNIKA

Članak 9.

Ako državnom službeniku ili namješteniku prestaje radni odnos u državnom tijelu zbog odlaska u mirovinu, mirovanja radnog staža, smrti ili zapošljavanja kod poslodavca na čije zaposlenike se ne odnose odredbe propisa o državnim službenicima i namještenicima, Osobni očevidnik ostaje u tom državnom tijelu.

Članak 10.

Ako se državni službenik ili namještenik zapošljava u državnom tijelu, a prethodno je već bio zaposlen u nekom drugom državnom tijelu, ovlaštena osoba državnog tijela pisanim putem zatražit će dostavu Osobnog dosjea i kopiju Osobnog očevidnika od državnog tijela koje je vodilo Osobni očevidnik.
Iznimno od stavka 1. ovoga članka, neće se dostaviti podaci iz Osobnog dosjea i Osobnog očevidnika koji su označeni određenim stupnjem tajnosti sukladno posebnim propisima.

Članak 11.

Mjere, sredstva i uvjete osiguranja, pohranjivanja i zaštite podataka iz Osobnih očevidnika određuju se sukladno propisima kojima se uređuje zaštita posebnih kategorija osobnih podataka.
Podaci iz Osobnih očevidnika čuvaju se sukladno propisima koji uređuju čuvanje i zaštitu arhivskog gradiva.

Članak 12.

Čelnik državnog tijela odgovoran je za osiguranje nužnih kadrovskih, tehničkih i organizacijskih uvjeta za ažurno unošenje, korištenje, obradu i čuvanje podataka iz Osobnih očevidnika.

6. NAČIN VOĐENJA SREDIŠNJEG POPISA

Članak 13.

Svi podaci koji se unose u Osobne očevidnike čine elektroničku bazu podataka Središnjeg popisa.
Iznimno od stavka 1. ovoga članka, elektroničku bazu podataka Središnjeg popisa ne čine podaci o državnim službenicima koji su označeni određenim stupnjem tajnosti sukladno posebnim propisima.
Podaci Središnjeg popisa koriste se isključivo za pregledavanje i izradu izvještaja bez mogućnosti unosa, promjene i brisanja podataka.

7. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 14.

Čelnik središnjeg tijela državne uprave nadležnog za službeničke odnose donijet će Naputak iz članka 5. stavka 2. ove Uredbe u roku 30 dana od dana stupanja na snagu ove Uredbe.
Sva državna tijela dužna su izvršiti upis podataka i uskladiti postojeće podatke o državnim službenicima i namještenicima sa odredbama ove Uredbe u roku 60 dana od uspostave sustava centraliziranog obračuna plaća i upravljanja ljudskim resursima.

Članak 15.

Ova Uredba stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«.

Klasa: 080-06/06-01/01
Urbroj: 5030106-06-1
Zagreb, 13. listopada 2006.

Potpredsjednica Vlade
i ministrica obitelji, branitelja
i međugeneracijske solidarnosti
Jadranka Kosor, dipl. iur., v. r.