MINISTARSTVO OBRANE

306

Na temelju članka 17. stavka 1. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskoga i registraturnog gradiva izvan arhiva (»Narodne novine« broj 63/04) i članka 11. stavka 3. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (»Narodne novine« broj 90/02) i uz suglasnost Hrvatskoga državnog arhiva od 15. studenoga 2004., klase: 612-06/04-03/10, urbroja: 565-02-04-4, donosim

PRAVILNIK

O ZAŠTITI I KORIŠTENJU ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOG GRADIVA MINISTARSTVA OBRANE I ORUŽANIH SNAGA REPUBLIKE HRVATSKE

I. OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Ovim se Pravilnikom uređuje prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada, odabiranje i izlučivanje, zaštita i korište­nje arhivskoga i registraturnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se koristi u poslovanju Ministarstva obrane, Oružanih snaga Republike Hrvatske i njihovih prednika (u daljnjem tekstu: MORH i OS RH), kao i predaja gradiva nadležnom arhivu.

Sastavni dio ovoga Pravilnika predstavlja u privitku Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva MORH-a i OS RH s rokovima čuvanja, koji obuhvaća cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u poslovanju MORH-a i OS RH.

Članak 2.

Cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo MORH-a i OS RH od interesa je za MORH i OS RH, povijest i druga znanstvena područja, kulturu i druge društvene potrebe Republike Hrvatske i ima njezinu osobitu zaštitu bez obzira je li registrirano ili evidentirano.

Za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo MORH i OS RH odgovoran je ministar obrane.

Nadzor nad zaštitom cjelokupnoga arhivskoga i registraturnog gradiva MORH-a i OS RH obavlja Hrvatski državni arhiv u Zagrebu (u daljnjem tekstu: HDA), te se u tom smislu obvezuju na suradnju sve osobe odgovorne i zadužene za gradivo.

Članak 3.

Definicije pojmova za potrebe ovoga Pravilnika:

Središnji vojni arhiv MORH-a i OS RH središnja je i glavna arhivska jedinica MORH-a u miru i ratu. Središnji vojni arhiv organizira se kao samostalno tijelo unutar MORH-a. Svoju djelatnost i svoju funkciju usklađuje prema zahtjevima arhivskog zakonodavstva i arhivske struke u Republici Hrvatskoj, poštujući pri tome sve posebnosti MORH-a i OS RH. U radu surađuje s HDA.

Arhivska jedinica gradiva jest najmanja logičko-sadržajna jedinica organizacije gradiva (predmet, dosje, spis, periodički de­fi­niran upisnik, zapisnik...).

Arhivska knjiga je evidencija ulaska gradiva u pismohranu, prema vrstama i količinama.

Arhivskim (registraturnim) gradivom smatra se cjelokupna dokumentacija nastala radom ili u posjedu MORH-a i OS RH, bez obzira je li ili nije evidentirana u službenim evidencijama (npr. dokumentacija nastala u uredskome poslovanju, službenome poslovanju, evidencije...).

Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja istekao.

Konvencionalno gradivo je gradivo za čije iščitavanje nisu potrebni posebni uređaji.

Nekonvencionalno gradivo je ono za čije su iščitavanje potrebni posebni uređaji. Ono može biti na optičko-magnetskim medijima, na mikrofilmu ili na CD-u.

Odabiranje arhivskoga gradiva je postupak kojim se iz registraturnoga gradiva na temelju utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo za trajno čuvanje.

Odgovorna osoba za pismohranu je voditelj ustrojstvene jedinice u čijem je sastavu organizirana pismohrana, odnosno osoba na koju takve ovlasti prenese ministar obrane.

Poseban popis gradiva s rokovima čuvanja je popis jedinica gradiva organiziran prema sadržajnim cjelinama (poslovnim područjima) MORH-a i OS RH, s označenim rokovima čuvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s gradivom nakon isteka roka čuvanja.

Tehnička jedinica gradiva je jedinica fizičke organizacije gradiva (svežanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD...).

Zadužena osoba za pismohranu je osoba koja neposredno obavlja poslove pismohrane.

Zbirna evidencija gradiva je popis jedinica cjelokupnoga gradiva u posjedu MORH-a i OS RH, bez obzira na mjesto čuvanja, organiziran prema sadržajnim (dokumentacijskim) cjelinama.

Članak 4.

Arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom rada i poslovanja MORH-a i OS RH predstavlja jednu cjelinu i u pravilu se ne može dijeliti.

II. OBVEZE MORH-a I OS RH KAO STVARATELJA I IMATELJA  JAVNOGA ARHIVSKOGA I REGISTRATURNOG GRADIVA

Članak 5.

MORH i OS RH kao stvaratelj i imatelj javnoga arhivskog i registraturnog gradiva dužni su:

– savjesno ga čuvati u sređenom stanju i osiguravati od oštećenja do predaje HDA

– dostavljati na zahtjev HDA popis gradiva i javljati sve promjene u vezi s njim pribavljati mišljenje HDA prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo

– redovito odabirati arhivsko gradivo iz registraturnog gradiva, redovito periodički izlučivati gradivo kojemu su istekli rokovi čuvanja

– omogućiti ovlaštenim djelatnicima HDA obavljanje struč­nog nadzora nad čuvanjem gradiva.

MORH je također dužan izvijestiti HDA o svakoj svojoj pro­mjeni statusa i ustrojstva bilo koje cjeline radi davanja mišljenja o postupanju s gradivom.

III. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA

Članak 6.

Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo MORH-a i OS RH prikuplja se, zaprima, obrađuje, evidentira, odabire i izlučuje, te osigurava od oštećenja, uništenja i zagubljenja u priručnim pismohranama i Središnjem vojnom arhivu.

Određene cjeline gradiva mogu se čuvati i obrađivati u drugoj ustrojstvenoj jedinici osim Središnjega vojnog arhiva ako je to potrebno radi poslovanja i ako je tako utvrđeno ovim Pravilnikom ili posebnom odlukom.

Ustrojstvena jedinica koja čuva ili obrađuje neku cjelinu gradiva izvan Središnjega vojnog arhiva dužna je to gradivo evidentirati te Središnjem vojnom arhivu redovito dostavljati podatke o jedinicama gradiva koje posjeduje, radi upisa u Zbirnu evidenciju iz članka 7. ovoga Pravilnika i provođenja postupka odabiranja i izlučivanja.

Članak 7.

U okviru uredovanja priručne pismohrane i Središnjega vojnog arhiva vodi se:

a) Arhivska knjiga, kao knjiga evidencije ulaska arhivskog i registraturnog gradiva u priručnu pismohranu i Središnji vojni arhiv (obrazac 12 NN/Ulazna knjiga s podacima....).

b) Zbirna evidencija o gradivu organizirana kao popis arhiv­skih jedinica gradiva unutar sadržajnih cjelina, kao opći inventarni pregled cjelokupnoga arhivskoga i registraturnog gradiva koje je po bilo kakvoj osnovi u posjedu MORH-a i OS RH. Zbirna evidencija sadržava sljedeće podatke: redni broj, oznaka, naziv, sadržaj, vrije­me nastanka, količina, nosač, rok čuvanja, napomena.

Članak 8.

Prijepisi (preslici) Arhivske knjige i Zbirne evidencije gradiva iz članka 7. ovoga Pravilnika, dostavljaju se HDA redovito jednom godišnje.

III/1 Konvencionalno gradivo

Članak 9.

Riješeni predmeti i dovršeni spisi (dalje: gradivo) stavljaju se u za to određene omote, fascikle, registratore, arhivske kutije, svežnjeve, uveze ili arhivske mape (fascikle s preklopom)... i sl. tehničke arhivske jedinice. U ustrojstvenoj jedinici u kojoj je gradivo nastalo (u tzv. priručnoj pismohrani), nakon arhiviranja pred­meta, gradivo se sređuje te se provodi postupak izlučivanja i vrednovanja svakih 5 godina. Odabrano gradivo se obavezno predaje u Središnji vojni arhiv, osim u slučajevima iz članka 6. stav­ka 3. ovoga Pravilnika, u sređenom stanju, tehnički opremljeno i popisano.

Čelnik svake ustrojstvene jedinice odgovoran je za arhivsko i registraturno gradivo koje nastaje u njegovom poslovnom pod­ručju, od trenutka zaprimanja i obrade do predaje na daljnje čuvanje.

Svaki zaposlenik odgovoran je za gradivo za koje je zadužen u pogledu sadržaja podataka, pravodobne obrade, te ukupnog stanja svakog predmeta kojim raspolaže.

Svaki zaposlenik koji je zadužen za gradivo do predaje u Središnji vojni arhiv, dužan ga je tijekom godine odlagati po utvr­đe­nom planu koji odgovara naravi posla, te ga svrstavati u odgovarajuće arhivske jedinice. Na svaku arhivsku jedinicu, ispisuju se sljedeći podatci: naziv institucije, ustrojstvena jedinica, godina nastanka gradiva, naziv i vrsta gradiva, raspon brojeva predmeta u arhivskoj jedinici, rok čuvanja gradiva.

Članak 10.

Arhivsko i registraturno gradivo predaje se u Središnji vojni arhiv u sređenom stanju, u tehnički oblikovanim i označenim arhivskim jedinicama, te uz popis jedinica gradiva obuhvaćenog primopredajnim zapisnikom.

Primopredajni zapisnik supotpisuju ovlašteni zaposlenici koji predaju gradivo i odgovorna osoba za rad Središnjega vojnog arhiva, odnosno ovlašteni zaposlenik Središnjega vojnog arhiva.

Primopredajni zapisnik izrađuje se u dva primjerka, od kojih jedan čuva ustrojstvena jedinica koja predaje gradivo, a drugi odgovorna osoba Središnjega vojnog arhiva, odnosno ovlašteni zaposlenik u Središnjemu vojnom arhivu.

Odgovorna osoba za rad Središnjega vojnog arhiva, odnosno ovlašteni zaposlenik u Središnjemu vojnom arhivu, dužan je pregledati sve preuzeto gradivo i provjeriti točnost upisanih podataka.

Članak 11.

Po prijemu i obradi arhivskoga i registraturnog gradiva na na­čin propisan u odredbama ovoga Pravilnika, gradivo se raspo­ređuje na police, odnosno ormare, u odgovarajućim prostorijama Središnjega vojnog arhiva.

Arhivsko i registraturno gradivo u Središnjemu vojnom arhivu razvrstava se prema sadržajnim cjelinama, vremenu nastanka, vrstama gradiva i rokovima čuvanja. Nakon smještanja gradiva jednoga godišta na police i u ormare, obavlja se numeriranje arhiv­skih jedinica.

III/2 Nekonvencionalno gradivo

Članak 12.

Dokumenti nastali ili zaprimljeni u elektroničkom obliku, baze podataka, elektroničke kopije dokumenata i drugi elektronički zapisi nastali u poslovanju čuvaju se na način koji ih osigurava od neovlaštenog pristupa, brisanja, mijenjanja ili gubit­ka podataka, u skladu s važećim standardima te dobroj praksi upravljanja i zaštite informacijskih sustava.

Za svaki računalni sustav, odnosno aplikaciju koja se koristi za pohranu ili rad s elektroničkim dokumentima i drugim elektro­ničkim zapisima, obvezno je odrediti osobu koja je odgovorna za zaštitu podataka, redovitu izradu sigurnosnih kopija i arhiviranje podataka, te u pisanom obliku utvrditi postupak i učestalost izrade sigurnosnih kopija, te postupak obnove podataka u slučaju pogreške ili gubitka podataka.

Postupci izrade sigurnosnih kopija i obnove podataka trebaju biti takvi da omoguće sigurnu i cjelovitu obnovu podataka u krat­kom roku.

Članak 13.

Kod uvođenja ili izmjena aplikacije, baze podataka ili formata zapisa, obvezno je u pisanom obliku opisati: svrhu, opseg i način korištenja aplikacije; minimalne hardverske i softverske zahtjeve; mjere zaštite zapisa od neovlaštenoga pristupa, mije­njanja i gubitka podataka; format i strukturu zapisa; predviđeni način trajne pohrane zapisa (npr. čuvanje u izvornom formatu, konverzija u drugi format, kopiranje na drugi medij i dr.); način (tehnologija) na koji će se osigurati pristup podacima ako je predviđeno čuvanje izvan izvornoga hardverskoga i softverskog okruženja; način predaje gradiva arhivu (format zapisa i medij, aplikacija/tehnologija za pristup podacima koja treba omogućiti iskoristivost podataka nakon predaje, dokumentacija o aplikaciji i strukturi zapisa, dokumentacija o postupku pripreme za predaju).

Članak 14.

Elektronički dokumenti i drugi elektronički zapisi arhiviraju se i čuvaju u najmanje dva primjerka. Barem jedan primjerak treba biti takav da je iz njega moguće obnoviti podatke i mogućnost njihova pregledavanja i korištenja u slučaju gubitka ili oštećenja podataka u računalnom sustavu u kojem se obavlja pohrana i obrada zapisa.

Pri izradi arhivske kopije obvezno se u pisanom obliku utvrđuje predmet arhiviranja, format i struktura zapisa, vrijeme i odgovornost za izradu kopije, te da li se zapisi i dalje čuvaju u izvorišnom informacijskom sustavu ili brišu iz njega.

Prije predaje arhivskih kopija na mjesto čuvanja obvezno se provjerava njihova cjelovitost, čitljivost i ispravnost.

Arhivske se kopije predaju na mjesto čuvanja s programima, odnosno aplikacijama koje su potrebne za njihovo pregledavanje i korištenje, ili s podrobnim uputama o hardverskim i softverskim zahtjevima za prikaz i korištenje i navodom o informacijskom sustavu koji trenutno to omogućuje.

Cjelovitost, čitljivost i ispravnost arhivskih kopija elektro­ničkih zapisa redovito se provjerava najmanje jedanput godišnje. Presnimavanje na novi medij vrši se najmanje svake pete godine, a obvezno ako su prilikom provjere uočene pogreške ili ako je primjerak arhivske kopije nečitljiv, oštećen ili izgubljen.

IV. KORIŠTENJE GRADIVA

Članak 15.

Korištenje gradiva odobrava osoba odgovorna za rad Središnjega vojnog arhiva i čelnik ustrojstvene jedinice MORH-a i OS RH.

Arhivsko i registraturno gradivo može se koristiti u prostorijama Središnjega vojnog arhiva i priručne pismohrane samo i jedino uz nazočnost odgovorne osobe Središnjega vojnog arhiva, odnosno zaposlenika Središnjega vojnog arhiva i priručne pismohrane.

Korištenje se ostvaruje neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem preslika ili izdavanjem originala.

Originalno arhivsko i registraturno gradivo može se izdati na privremeno korištenje jedino putem odgovarajuće potvrde (reversa) i obaveznog upisa u Knjigu posudbe, dok je za uvid i izdavanje kopije potreban samo upis u evidenciju.

Članak 16.

Osoba koja je preuzela gradivo na korištenje, dužna je isto vratiti u roku naznačenom u reversu.

Revers se izdaje u tri primjerka. Jedan primjerak potvrde (reversa) ostavlja se na mjestu gdje je gradivo izdvojeno, drugi primjerak uzima odgovorna osoba Središnjega vojnog arhiva i pri­ručne pismohrane, odnosno zaposlenik Središnjega vojnog arhiva, a treći primjerak dobiva zaposlenik, odnosno korisnik gradiva. Poslije korištenja gradivo se obavezno vraća na mjesto odakle je i uzeto, a revers se poništava.

Članak 17.

Izdavanje arhivskoga i registraturnog gradiva za vanjske korisnike, koji na temelju zakona i propisa imaju pravo uvida u informacije sadržane u gradivu, obavlja se na temelju pismene zamolbe tražitelja.

Korištenje gradiva može se uskratiti u slučajevima koje propisuje članak 8. Zakona o pravu na pristup informacijama (»Narodne novine« broj 172/03).

Članak 18.

Krajem svake godine, odnosno prije godišnjega ulaganja novoga gradiva u priručnu pismohranu i Središnji vojni arhiv, vrši se provjera je li tijekom godine posuđeno gradivo vraćeno u Središnji vojni arhiv. Nadzor obavlja odgovorna osoba, odnosno zaposlenik Središnjega vojnog arhiva i priručne pismohrane.

Utvrdi li se da posuđeno gradivo nije vraćeno, odgovorna osoba za rad, odnosno zaposlenik Središnjega vojnog arhiva, traže povrat gradiva.

Korisnik gradiva pismeno potvrđuje, uz supotpis odgovorne osobe ustrojstvene jedinice, ukoliko mu zaduženo gradivo treba i u narednoj godini.

V. POSTUPAK ODABIRANJA I IZLUČIVANJA GRADIVA

Članak 19.

Redovito, a najkasnije 5 godina od posljednjega provedenog postupka, obavlja se odabiranje arhivskog i izlučivanje onoga dijela registraturnog gradiva kojem je prema utvrđenim propisima prošao rok čuvanja, kako bi se u priručnoj pismohrani ili Središnjemu vojnom arhivu pravovremeno oslobodio prostor za prirast novoga gradiva.

Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnog gradiva MORH-a i OS RH obavlja se samo ukoliko je gradivo sređeno i popisano u skladu s člankom 7. stavkom 2. te člancima 11. i 14. ovoga Pravilnika.

Odabiranje arhivskoga i izlučivanje registraturnog gradiva obavlja se na temelju Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva (»Narodne novine« broj 90/02) kao i Posebnoga popisa iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika, na kojega odobrenje daje HDA.

Članak 20.

Rokovi čuvanja navedeni u popisu iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika počinju teći:

– kod uredskih knjiga i evidencija – od kraja godine posljednjega upisa

– kod vođenja postupaka – od kraja godine u kojoj je postupak dovršen

– kod rješenja, dozvola, odobrenja, potvrda s ograničenim trajanjem – od kraja godine u kojoj su rješenja, dozvole ili odobrenja prestali vrijediti ili su se prestali primjenjivati

– kod računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije – od dana prihvaćanja završnog računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi

– kod personalnih listova – od godine osnutka personalnog lista,

– kod ostalog gradiva – od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.

Članak 21.

Postupak za izlučivanje registraturnog gradiva pokreće odgovorna osoba ustrojstvene jedinice MORH-a i OS RH.

Popis gradiva za izlučivanje treba sadržavati naziv stvaratelja gradiva, ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, jasan i točan naziv vrste gradiva koje će se izlučivati, starost gradiva (vrijeme nastanka) i količinu izraženu brojem svežnjeva, registratora, knjiga i sl.

Za svaku vrstu gradiva ukratko se obrazlaže zašto se predlaže za izlučivanje i uništenje (npr. istekao rok čuvanja u skladu s popisom iz članka 1. stavka 2. nepotrebno za daljnje poslovanje, statistički obrađeno i sl.).

Članak 22.

Prema potrebi, u pripremi izlučivanja može sudjelovati i stručni djelatnik HDA.

Članak 23.

Popis gradiva predloženog za izlučivanje i potpisan od odgovorne osobe MORH-a i OS RH, preko Središnjega vojnog arhiva, dostavlja se HDA.

HDA izdaje rješenje kojim predloženo gradivo može za izlučivanje u cijelosti odobriti, ili djelomično ili u cijelosti odbiti.

Članak 24.

Po primitku rješenja o odobrenju izlučivanja iz prethodnoga članka odgovorna osoba donosi odluku o izlučivanju kojom se utvrđuje način uništavanja dotičnoga gradiva.

O postupku uništavanja izlučenoga gradiva sastavlja se zapisnik, kojega se jedan primjerak dostavlja HDA.

Članak 25.

Ukoliko gradivo sadrži povjerljive podatke, uništavanje se obavezno provodi na način da podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u njih.

Članak 26.

Izlučivanje registraturnoga gradiva bilježi se u Arhivskoj knjizi, odnosno u Zbirnoj evidenciji gradiva u pismohrani, s naznakom broja i datuma rješenja HDA o odobrenju izlučivanja.

VI. PREDAJA GRADIVA NADLEŽNOM ARHIVU

Članak 27.

Arhivsko gradivo MORH-a i OS RH predaje se HDA na temelju Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (»Narodne novine« broj 105/97) i Pravilnika o predaji arhivskoga gradiva arhivima (»Narodne novine« broj 90/02).

Arhivsko gradivo MORH-a i OS RH predaje se HDA u roku koji u pravilu ne može biti dulji od 30 godina od njegova nastanka. Gradivo se može predati i prije isteka toga roka, ako se o tome sporazume imatelj i HDA, ili ako je to nužno radi zaštite gradiva.

Arhivsko gradivo MORH-a i OS RH predaje se tek nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno i tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.

O predaji arhivskog gradiva MORH-a i OS RH HDA sastav­lja se Zapisnik čiji je sastavni dio popis predanoga gradiva.

VII. ZAPOSLENICI VEZANI UZ RAD PRIRUČNIH PISMOHRANA

Članak 28.

MORH i OS RH su dužni imati odgovorne osobe za rad priručnih pismohrana, te zaduženog zaposlenika s punim ili djelomičnim radnim vremenom u priručnim pismohranama.

Članak 29.

Zaposlenici u pismohranama moraju imati najmanje srednju stručnu spremu, kao i položen stručni ispit za djelatnika u pismohrani, U skladu s Pravilnikom o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama (»Narod­ne novine« broj 93/04).

Ukoliko zaposlenik iz st. 1. ovoga članka nema položen stručni ispit, dužan ga je položiti u roku jedne godine od dana stupanja na ovaj posao.

Članak 30.

Zaposlenici u priručnim pismohranama i Središnjemu vojnom arhivu obavljaju sljedeće poslove:

– sređivanje i popisivanje gradiva

– osiguranje materijalno-fizičke zaštite gradiva

– odabiranje arhivskoga gradiva

– izlučivanje registraturnog gradiva kojem su prošli rokovi čuvanja

– priprema predaje arhivskoga gradiva HDA

– izdavanje gradiva na korištenje, te vođenje evidencija o tome.

Članak 31.

Zaposlenici u priručnim pismohranama i Središnjemu vojnom arhivu dužni su u svojem radu pridržavati se etičkog kodeksa arhivista, a posebice:

– čuvati integritet gradiva i na taj način pružati jamstvo da ono predstavlja trajno i pouzdano svjedočanstvo prošlosti

– dokumentirati svoje postupke pri obradi gradiva i opravdati ih

– poštivati slobodu pristupa informacijama i propise u svezi s povjerljivošću podataka i zaštitom privatnosti i postupati unutar granica zakonskih propisa koji su na snazi

– osobito povjerenje koje mu je povjereno koristiti na dobro svih i ne služiti se svojim položajem za vlastitu ili bilo čiju neopravdanu korist

– nastojati postići najbolju stručnu razinu sustavno i stalno obnavljajući svoje znanje iz područja arhivistike i dijeliti s drugima rezultate svojih istraživanja i iskustava.

Članak 32.

Prilikom raspoređivanja na druge poslove ili raskida radnog odnosa odgovorna osoba za rad pismohrane, odnosno zaposlenik u pismohrani, dužni su izvršiti primopredaju arhivskog i registraturnog gradiva s osobom koja preuzima pismohranu.

VIII. PROSTOR PRIRUČNIH PISMOHRANA I SREDIŠNJEGA VOJNOG ARHIVA

Članak 33.

MORH i OS RH je dužan osigurati primjeren prostor i opremu za smještaj i zaštitu arhivskoga i registraturnog gradiva.

Materijalna (fizičko-tehnička) zaštita arhivskoga i registraturnog gradiva obuhvaća fizičko-tehničku zaštitu od oštećenja, uništenja ili nestanka.

Materijalna zaštita osigurava se:

– obaveznim zaključavanjem prostorija pismohrane, zatvaranjem prozora i isključivanjem strujnoga toka kada se u spremištu ne radi

– redovitim čišćenjem i otprašivanjem spremišta i odloženoga gradiva, te prozračivanjem prostorija

– održavanjem odgovarajuće temperature (12 – 18 °C) i vlažnosti (50 – 70%)

– redovitim uklanjanjem nedostataka koji bi mogli dovesti do oštećenja gradiva.

Članak 34.

Odgovarajućim prostorom za pohranu arhivskoga i registraturnog gradiva MORH-a i OS RH smatraju se prostorije koje su suhe, prozračne, osigurane od požara i krađe, udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljive tvari, bez vodovodnih, kanalizacijskih, plinskih i električ­nih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite, uključujući i zaštitu od nadolaska nadzemnih i podzemnih voda.

Sve instalacije moraju uvijek biti ispravne i pod nadzorom. U prostorijama pismohrane i Središnjega vojnog arhiva strogo je zabranjeno pušenje.

Članak 35.

Prostorije priručnih pismohrana i Središnjega vojnog arhiva moraju imati odgovarajući inventar kao što su police, ormari, stalaže, ljestve, stol, dobro osvjetljenje i dr.

Prostorije moraju biti osigurane valjanim uređajima za sigurno zatvaranje vrata, te opremljene odgovarajućim brojem protupožarnih aparata na prah.

Članak 36.

Pristup u priručnu pismohranu dopušten je samo odgovornoj osobi za rad pismohrane, odnosno zaposleniku u pismohrani.

Brigu o uređenju pismohrane, te nadzor nad radom u pismohrani provodi odgovorna osoba ustrojstvene jedinice u kojoj se nalazi pismohrana.

IX. ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 37.

Odgovorne osobe za cjelokupno arhivsko i registraturno gradivo nastalo tijekom poslovanja MORH-a i OS RH i njegovih prednika obvezne su postupati u skladu s odredbama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, te odredbama ovoga Pravilnika.

Članak 38.

Za sva pitanja koja nisu navedena ovim Pravilnikom primjenjuje se Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, njegovi podzakonski akti, kao i drugi zakonski propisi kojima se pobliže utvrđuje rukovanje i rokovi čuvanja arhivskoga i registraturnog gradiva.

Članak 39.

Sastavni dio ovog Pravilnika je Poseban popis arhivskoga i registraturnog gradiva MORH-a i OS RH s rokovima čuvanja, koji se nalazi u prilogu Pravilnika i neće se objaviti u »Narodnim novinama«.

Članak 40.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu osmoga dana od dana objave u »Narodnim novinama«. 

Klasa: 023-03/05-04/1

Urbroj: 512-01-05-1

Zagreb, 27. siječnja 2005.

Ministar
Berislav Rončević, v. r.